Mit TMS von der Idee bis zur Premiere

TMS ist eine Datenbanklösung auf Netzwerkebene zur Darstellung der Arbeit in den technischen Abteilungen der Theater, die es einer Vielzahl von Benutzern ermöglicht, zeitgleich in der Anwendung zu arbeiten.

Im Bestellscheinmodul holen Sie sich Angebote ein, beauftragen Materialbestellungen und sind jederzeit über Ihre beauftragten oder bereits abgerechneten Bestellungen auf dem Laufenden. Einmal bestellte Ware ist mit dem letzten Einkaufspreis direkt in Ihre Materialkalkulation sowie in Ihre folgenden Bestellungen übernehmbar. Über eine Artikelsuchfunktion haben Sie Zugriff auf in der Vergangenheit bestellte Ware.
Mit Hilfe des Freigabeberechtigungskonzepts verkürzt sich die Zeit zwischen Bestellscheinerstellung und Freigabe durch einen Zeichnungsberechtigten auf ein Minimum, im Idealfall auf einige Minuten.
Die Dokumentationsfunktion zeichnet im Hintergrund jede Veränderung am freigegebenen Bestellschein auf. Im Problemfall ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Veränderung in der Bestellung vorgenommen hat.
Mit der Währungsrechnerfunktion ist es auch den NichtEuroTheatern möglich ihre Landeswährung schnell in Beziehung zum Euro zu setzen. Umgekehrt können die Theater im Eurorechnungsraum eine oder mehrere Fremdwährungen in das Bestellscheinmodul integrieren, so dass wahlweise Preise in Euro oder in einer Fremdwährung im Bestellschein ein-, bzw. ausgegeben werden können. Bei Aktivierung der Budgetkontrolle prüft TMS vor der Freigabe eines Bestellscheins, ob der freizugebende Betrag noch innerhalb des Budgetrahmens liegt und verweigert im postiven Falle die Freigabe.

In der Stückliste teilen Sie Ihre Inszenierung in einzelne Dekorationsteile, beschreiben diese, fügen bei Bedarf bis zu 9 Fotos des Dekorationsteils ein un weisen sie einer Stückliste zu.
In der Terminliste veröffentlichen Sie alle zum jeweiligen Dekorationsteil abgesprochenen Bau- und Probenbereitstellungstermine.
In der Änderungsliste werden alle Änderungswünsche während der Proben notiert und können direkt zu den beteiligten Abteilungen gesendet werden.

Mit dem Kalkulationsmodul lassen Sie einzelne Dekorationsteile abteilungsweise, materialmäßig und arbeitsstundenbezogen kalkulieren. Der Zugriff auf alle in der Lagerverwaltung abgelegten Materialien und deren Kosten ist standardmäßig gewährleistet. Bei Personalengpässen in Ihrer Fertigung haben Sie eine leistungsfähige Entscheidungshilfe welche Dekoteile Sie am günstigsten fremdfertigen lassen sollten.

In der Lagerverwaltung listen Sie Ihre Lagermaterialien auf und verbuchen den Materialverbrauch auf die jeweilige Inszenierung. Über Mindestmengenvorgaben generiert Ihnen TMS eine aktuelle Lagereinkaufsliste. Einmal bestellte Artikel sind mit dem Einkaufspreis aus der letzten Lagerbestellung direkt, sowohl in Materialkalkulation als auch in Bestellscheine übernehmbar. Per Mausklick haben Sie jederzeit Ihre aktuelle Lagerbestandsabrechnung.

Über die Stundenabrechnung sind Sie sofort auf dem aktuellen Stand der inszenierungsbezogen verbrauchten Stunden (und der daraus resultierenden Lohnkosten) Ihrer Mitarbeiter.

In der Budgetverwaltung haben Sie jederzeit den Überblick über Ihre bisher getätigten Ausgaben und die noch zur Verfügung stehenden Mittel.

Mit der Handgeldabrechnung verwaltet die authorisierte Person die Handkasse zum schnellen Einkauf kurzfristig benötigter Artikel. Alle in die Handgeldabrechnung eingeflossenen Quittungen schreiben sich automatisch in die Inszenierungskosten und aktualisieren diese.

Die Adressverwaltung steht allen Nutzern offen. Hier ist eine unbeschränkte Zuordnung von Mitarbeitern zur jeweiligen Firma möglich. Die Daten der Adressverwaltung fließen in das Bestellscheinwesen sowie in die Lagerbestellungen ein. In einem gesonderten Report ist eine Auflistung aller Firmen mit deren bisherigen Auftragssummen abrufbar, sodass auch über Sonderrabatte fundiert verhandelt werden kann. Per Mausklick können Firmen-, Mitarbeiter- oder E-Mail-Adressen in die Zwischenablage kopiert werden und stehen so auch anderen Anwendungen zur Verfügung.

In der Fundusverwaltung inventarisieren Sie Ihre Gegenstände, gegliedert nach Ober- und Untergruppen, getrennt nach Abteilungen.
Die Requisite erstellt Ihre Möbelliste für die nächste Produktion und mailt die Bilderliste dem Regieteam.
Die Beleuchtung inventarisiert Ihren Scheinwerferbestand und wird rechtzeitig über alle anstehenden Prüftermine informiert. Durch die Einbindung von Prüfgeräten für Betriebsmittel nach VDE 0701 / 0702 werden die Ergebnisse dieser Sicherheitsüberprüfungen automatisiert nach TMS übertragen.
Die Tischlerei verfertigt Werkzeugkistenlisten für Ihre Mitarbeiter, die Schlosserei inventarisiert Ihren Handmaschinenbestand und ordnet sie den Mitarbeitern zu, etc.

Durch die Mitarbeiter- und Loginverwaltung ist gewährleistet, dass nur authorisierte Personen Zugriff auf Ihre Datenbank haben. Abteilungsbezogen können Lese- und Schreibberechtigungen auch für andere Abteilungen vergeben werden. Diese Abteilungsrechte können mitarbeiterbezogen individuell weiter eingeschränkt werden. So sind sensible Daten nur dem ausgewählten Mitarbeiterkreis zugänglich.

Zu allen beschriebenen Modulen steht eine umfangreiche Berichtsgenerierung zur Verfügung. Es kann nach Kostenträger, Kostenart u./o. Kostenstelle gefiltert werden. Zum Abgleich zwischen kalkulierten und tatsächlich abgerechneten Kosten stehen Berichte zur Verfügung, welche die Diskrepanz zwischen Theorie und Praxis dokumentieren. Für jeden Benutzer werden nur die Daten aufbereitet, für die er die Zugriffsrechte besitzt.

Über Exportschnittstellen ist die Anbindung an Ihre Buchhaltungssoftware herstellbar.

Nutzer bewerten TMS:

Dr. Matthias Almstedt
Geschäftsführer
Staatstheater Saarbrücken
zuvor Geschäftsführer
Theater für Niedersachsen

almstedt